Auftragsverarbeitungsvertrag

zwischen Kunde gemäß Checkout-Angaben als Verantwortlichem und Florian Meindl, Einzelunternehmer, geschäftlich tätig unter der Geschäftsbezeichnung „Voximo“, Maximilianstr. 1, 89231 Neu-Ulm, Deutschland als Auftragsverarbeiter.

Vertragskern: deutsche Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915. Gewählte Option: DSGVO, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter, allgemeine schriftliche Genehmigung mit 30 Kalendertagen Vorabinformation.

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2 Zweckbindung. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

7.4 b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten. Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzliche Garantien an.

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

a) ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Kalendertage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Unterstützung des Verantwortlichen bei dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zur Verfügung zu stellen hat.

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;

3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln oder der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag hinsichtlich der Verarbeitung zu kündigen, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass die Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dies oder gibt alle personenbezogenen Daten zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Speicherungspflicht besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Verantwortlicher: Kunde gemäß Checkout-Angaben, Anschrift gemäß Checkout-Angaben, 00000 Ort gemäß Checkout-Angaben, Staat gemäß Checkout-Angaben. Kontaktperson: Handelnde Person gemäß Checkout-Angaben, Funktion gemäß Checkout-Angaben, kunde@beispiel.invalid. Elektronische Einbeziehung: 2026-08-03T07:21:06.138821+00:00.

Auftragsverarbeiter: Florian Meindl, Einzelunternehmer, geschäftlich tätig unter der Geschäftsbezeichnung „Voximo“, Maximilianstr. 1, 89231 Neu-Ulm, Deutschland. Kontaktperson: Florian Meindl, Inhaber, hallo@voximo.io.

Betroffene Personen: Kundeninhaber, Administratoren, Teammitglieder, Beschäftigte, Anrufende, Gesprächsteilnehmende sowie Interessen-, Endkunden-, Lieferanten- und Geschäftskontakte des Verantwortlichen.

Datenkategorien: Stamm-, Kontakt-, Organisations-, Benutzer-, Rollen- und Kontodaten; Telefonie- und Verbindungsmetadaten; rechtlich zulässiges Gesprächsaudio, Transkript und Zusammenfassung; Termin-, Verfügbarkeits-, Anfrage-, Kontakt-, Workflow- und Wissensbasisdaten; technische Sicherheits-, Audit- und Zustelldaten.

Sensible Daten sind nicht planmäßiger Gegenstand. Bei beiläufigem Auftreten gelten strenge Zweckbindung, beschränkter Zugriff, Vertraulichkeit, Protokollierung und vereinbarte Löschung. Eine gezielte Verarbeitung setzt eine gesonderte dokumentierte Weisung und Rechtsgrundlagenprüfung voraus.

Art und Zweck: Entgegennehmen, Übermitteln, Erfassen, Ordnen, Speichern, Auslesen, Umwandeln, Analysieren, Zusammenfassen, Bereitstellen, Abgleichen, Einschränken und Löschen für Betrieb von Voice-Agents, Anrufbearbeitung und kundenseitig konfigurierte Termin-, Kontakt-, Anfrage- und Benachrichtigungsworkflows.

Dauer: während der Vertragslaufzeit und nur zweckgebunden. Gesprächsdatensätze einschließlich referenziertem Audio und Transkript laufen nach höchstens 60 Tagen ab und werden durch einen stündlichen Löschlauf entfernt. Nach Vertragsende erfolgt nach Wahl des Verantwortlichen Löschung oder Rückgabe, soweit keine gesetzliche Speicherungspflicht besteht.

Organisation: Zugriffe werden nach Aufgabenbereich und Erforderlichkeit vergeben; befugte Personen sind auf Vertraulichkeit verpflichtet. Sicherheitsrelevante Änderungen unterliegen Versionskontrolle, automatisierten Prüfungen und Review.

Zutritt: Voximo betreibt keine eigenen Rechenzentren. Physischer Zutritt wird durch die freigegebenen Infrastruktur-Unterauftragsverarbeiter kontrolliert. Lokale Entwicklungsgeräte sind durch Betriebssystem-Anmeldung und Geräteverschlüsselung zu schützen.

Zugang: Supabase Auth, geschützte Sitzungen, Ratenbegrenzung und fail-closed Produktionskonfiguration schützen Zugänge. Öffentliche API-Schlüssel werden gehasht; Secrets werden nicht in Quellcode oder Vertrags-Snapshots gespeichert.

Mandantentrennung: Row Level Security, serverseitige Unternehmensprüfung und rollenbasierte Teamzugriffe begrenzen den Datenzugriff. Der RLS-umgehende Service-Role-Zugang ist ausschließlich serverseitig und auf definierte Pfade begrenzt.

Integrationsgeheimnisse: Zugangsdaten werden über service-role-beschränkte Vault-Funktionen verarbeitet und weder an Browserclients noch in rechtliche Snapshots ausgegeben.

Übertragung: Externe Webverbindungen werden über Cloudflare mit mindestens TLS 1.2 geschützt; TLS 1.3 ist aktiviert. Webhooks werden je Anbieter authentisiert und gegen Wiederholung abgesichert; ausgehende URLs werden gegen SSRF geprüft.

Protokollierung: Sicherheitsereignisse werden strukturiert protokolliert; kontakt-, token-, passwort- und secretbezogene Felder werden maskiert. Audit- und Idempotenzdatensätze dokumentieren Integrations- und Webhookverarbeitung.

Verfügbarkeit: Cloudflare stellt DDoS-Schutz und WAF bereit. Hintergrundverarbeitung nutzt begrenzte Batches und idempotente Zustandsübergänge. Es werden keine unbelegten RTO-, RPO- oder Backupfristen zugesagt.

Datenminimierung: Analytics wird erst nach Einwilligung initialisiert. Session-Replay und PostHog-Fehlererfassung sind deaktiviert; Inhalts- und Kontaktfelder werden gefiltert. Sentry erfasst standardmäßig keine PII und maskiert Wiedergabeinhalte.

Löschung: Gesprächsdatensätze laufen nach höchstens 60 Tagen ab. Ein stündlicher geschützter Löschlauf entfernt zuerst Audio- und Transkriptobjekte, danach Datensatz und verknüpfte LiveKit-Ereignisdaten. LiveKit-Payloads werden nach sieben Tagen, verbleibende Metadaten nach 60 Tagen bereinigt.

Vorfälle: Verletzungen werden dokumentiert, eingedämmt und dem Verantwortlichen ohne unangemessene Verzögerung mit den verfügbaren Informationen zu Art, Umfang, Folgen und Maßnahmen gemeldet.

Unterauftragsverarbeiter: Freigabe setzt dokumentierte Rolle, Zweck, Datenkategorien, DPA-Fassung, Transferlage und Evidenz-Hash voraus. Offene oder gesperrte Anbieter erhalten keine personenbezogenen Daten.

Wirksamkeitskontrolle: Typprüfung, automatisierte Tests, Lint, Produktions-Build und ausdrückliche Sicherheitsprüfung schützen Änderungen. AVV-Gates wirken auf Anwendungs- und Datenbankebene; Nachweise sind versioniert und append-only.

Anhang IV ist für die vorherige gesonderte Genehmigung nach Klausel 7.7 Option 1 vorgesehen. Die Parteien haben Option 2, allgemeine schriftliche Genehmigung, gewählt. Die vereinbarte Liste folgt als Ergänzende Liste 1.

Supabase Pte. Ltd. (Singapur); Zweck: Datenbank, Authentifizierung und Objektspeicher für die Voximo-Plattform; Daten: Stamm-, Kontakt- und Kontodaten, Voice-Agent-Konfigurationen und Wissensinhalte, Telefonie-, Gesprächs-, Transkript- und Workflowdaten, Sicherheits-, Audit- und Nutzungsmetadaten; Verarbeitungsort: Primärregion Frankfurt; Support und Unterauftragsverarbeiter gemäß DPA; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 und ergänzende Garantien gemäß DPA; DPA-Fassung: Supabase DPA Version 1 (2026-08-01); Evidenz-SHA-256: 65c09cc64ad3793423e743fdc35940e309755f1bf770e8ace8c3e20e3d30c371; freigegeben am 2026-08-02T18:16:53.000Z.

Cloudflare, Inc. (USA); Zweck: Auslieferung, Schutz und Ausführung der Web-, API- und Worker-Dienste; Daten: IP-Adressen und Verbindungsmetadaten, Web-, API- und Sicherheitsanfragen, Übertragene Kunden- und Workflowdaten, Protokoll- und Sicherheitsereignisse; Verarbeitungsort: Globales Edge-Netz einschließlich USA; konkrete Dienste gemäß Accountkonfiguration; Transfer: EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 gemäß DPA; DPA-Fassung: Cloudflare DPA v6.4 (2026-04-03); Evidenz-SHA-256: 7c778ab8510c5db073768b105805d88024e82ea4feb8ad19b559f236d51d0be3; freigegeben am 2026-07-31T10:12:02.000Z.

LiveKit Incorporated (USA); Zweck: Echtzeitkommunikation, SIP-Telefonie, Agent-Ausführung und Inference-Dienste; Daten: Gesprächsaudio und Kommunikationsinhalte, Transkripte, Modell-Ein- und -Ausgaben, Telefonie-, Sitzungs- und Verbindungsmetadaten, Agent-, Anwendungs- und Observability-Daten; Verarbeitungsort: LiveKit-Region eu-central sowie Unterauftragsverarbeiter- und Telephoniestandorte gemäß DPA; Transfer: EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 gemäß DPA; DPA-Fassung: LiveKit DPA 2026-07-22; Evidenz-SHA-256: 59809b4876a66787308d8b829e84e708628cae4810fce0ff3105b495f7b2baae; freigegeben am 2026-07-31T15:31:55.000Z.

OpenAI Ireland Ltd. (Irland); Zweck: Direkte Gesprächsanalyse, Zusammenfassungen und Knowledge-Agent-Funktionen; Daten: Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen, Kunden-Wissensinhalte und Unternehmensinformationen, Prompts, Modell-Ein- und -Ausgaben, Technische Nutzungs- und Sicherheitsmetadaten; Verarbeitungsort: EWR, USA und Standorte der Unterauftragsverarbeiter gemäß DPA und Accountkonfiguration; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 und ergänzende Garantien gemäß DPA; DPA-Fassung: OpenAI DPA v.010126; Evidenz-SHA-256: 42309abe1e586665980ff45a83c813f5d6117c6f4ee0cf28f6cecb56c8426393; freigegeben am 2026-07-31T10:12:02.000Z.

Functional Software, Inc. d/b/a Sentry (USA); Zweck: Fehlerdiagnose, Sicherheitsüberwachung und freiwillige Support-Rückmeldungen; Daten: Fehler-, Diagnose- und Sicherheitsdaten, Pseudonyme Benutzer- und Sitzungskennungen, Optionale E-Mail-Adresse und Supportbeschreibung, Technische Geräte-, Browser- und Verbindungsmetadaten; Verarbeitungsort: EU-Datenregion und USA gemäß Dienstkonfiguration, Supportpfad und DPA; Transfer: EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 gemäß DPA; DPA-Fassung: Sentry DPA v5.1.0 (2024-05-29); Evidenz-SHA-256: 9c8a8ccf9d75f3d5c25c4e309fcb7b5f6fdacd630612dd0eb7b958c3d23c3039; freigegeben am 2026-07-31T15:21:15.000Z.

Plus Five Five, Inc. d/b/a Resend (USA); Zweck: Versand transaktionaler E-Mails und produktbezogener Benachrichtigungen; Daten: Namen und E-Mail-Adressen von Empfängern, Transaktionale Nachrichteninhalte, Zustell-, Öffnungs- und technische Versandmetadaten; Verarbeitungsort: USA und Standorte der Unterauftragsverarbeiter gemäß DPA; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 und UK Addendum gemäß DPA; DPA-Fassung: Resend DPA 2025-12-31; Evidenz-SHA-256: f028a0d8c49850dca8ca2959ecd6e853095c55017bf72395567b787dd44c42ef; freigegeben am 2026-07-31T10:12:02.000Z.

Upstash, Inc. (USA); Zweck: Verteilte Rate-Limits und Missbrauchsschutz; Daten: Pseudonyme Rate-Limit-Schlüssel, IP-, Konto- und Anfragenmetadaten, Zeitstempel und technische Zähler; Verarbeitungsort: Redis-Nutzdaten in Frankfurt; operative Metadaten können außerhalb der EU verarbeitet werden; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 und ergänzende Garantien gemäß DPA; DPA-Fassung: Upstash DPA 2025-04; Evidenz-SHA-256: 6a85493f62d0c24e38baacea6b9c421273e73f206ec2bb797980410cfc6e90a1; freigegeben am 2026-07-31T10:12:02.000Z.

Hostinger International Ltd. (Zypern); Zweck: VPS-Infrastruktur für die selbst gehostete Workflow-Ausführung; Daten: Workflow- und Voice-Agent-Konfigurationen, Öffentliche Unternehmens- und Websiteinformationen, Kunden-, Anfrage- und Workflowmetadaten, Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten; Verarbeitungsort: VPS-Primärstandort Deutschland; Support, Backups und Unterauftragsverarbeiter gemäß DPA und Accountkonfiguration; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 bei einschlägigen Drittlandtransfers gemäß DPA; DPA-Fassung: Hostinger DPA revision 2026-07-14; Evidenz-SHA-256: 7a1060c8b76e24959c49525880d5828ad6f3e6609d86686ecf8df7ae3fa918b3; freigegeben am 2026-08-02T19:00:25.000Z.

SideGuide Technologies Inc. d/b/a Firecrawl (USA); Zweck: Extraktion bereits geladener öffentlicher Unternehmenswebseiten für die Agent-Einrichtung; Daten: Öffentliche Website-Inhalte und Unternehmensinformationen, Öffentliche geschäftliche Kontaktdaten, URLs und technische Abrufmetadaten; Verarbeitungsort: USA und Standorte der im ausgeführten DPA genannten Unterauftragsverarbeiter; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 gemäß ausgeführtem DPA; DPA-Fassung: Executed Firecrawl DPA 2026-07-27; Evidenz-SHA-256: afd4a3071c46bd388c6fca7302dd70b61ca6ba9c80cb86125d38f243546605df; freigegeben am 2026-07-31T10:36:12.000Z.

Perplexity AI, Inc. (USA); Zweck: Recherche zu öffentlich zugänglichen Unternehmens- und Websiteinformationen; Daten: Öffentliche Unternehmens- und Websiteinformationen, Öffentliche geschäftliche Kontaktdaten, Begrenzte Recherche-Prompts, Ergebnisse und Quellenangaben, Technische Nutzungs- und Abrechnungsmetadaten; Verarbeitungsort: Nordamerika und weltweite Unterauftragsverarbeiter gemäß DPA; Transfer: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914, Modul 2 beziehungsweise 3, gemäß DPA; DPA-Fassung: Perplexity DPA 2025-07-08; Evidenz-SHA-256: d21dc1eac34529dcbce160ec9fd24bee64bdfcbc70b2b553c927aae2f1abaee3; freigegeben am 2026-07-31T10:20:37.000Z.

Zum Zeitpunkt der Dokumenterzeugung ist keine optionale Kundenintegration aktiviert.

Dokumentierte Weisungen ergeben sich aus Hauptvertrag, diesem AVV, den Anlagen, freigegebenen Produktkonfigurationen und nachweisbar autorisierten Supportanweisungen. Weisungen außerhalb des Leistungsumfangs werden vor Ausführung dokumentiert.

Änderungen an der Unterauftragsverarbeiterliste werden grundsätzlich mindestens 30 Kalendertage vorab in Textform mitgeteilt. Eine sofortige Änderung zur Abwehr einer konkreten Sicherheitsgefahr oder zur Erfüllung zwingenden Rechts wird unverzüglich begründet mitgeteilt.

Kunden-Snapshot: 00000000-0000-4000-8000-000000000001. Integrations-Snapshot: 00000000-0000-4000-8000-000000000002. Rechtlicher Gesamt-Snapshot SHA-256: 0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000. Erzeugt am: 2026-08-03T07:21:06.138821+00:00.