Rechtliches
Datenschutzerklärung
Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
1. Verantwortlicher
Impressum: voximo.io/impressum
2. Übersicht der Verarbeitungen
Voximo ist eine Voice-AI-Plattform für deutsche kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Kontexten:
Arten verarbeiteter Daten
Bestandsdaten (Name, Firma, Adresse), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Inhaltsdaten (Gesprächstranskripte, Eingaben), Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten), Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Geräte-Informationen), Zahlungsdaten (über Stripe), Sprachdaten (Audioverarbeitung in Echtzeit).
Kategorien betroffener Personen
Geschäftskunden (Unternehmen, die Voximo nutzen), Anrufer (Personen, die bei den Kunden anrufen und mit dem Voice Agent sprechen), Websitebesucher, Demo-Nutzer.
Zwecke der Verarbeitung
Bereitstellung der Voice-AI-Plattform, Registrierung und Authentifizierung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung, Spracherkennung und -verarbeitung, Qualitätssicherung, IT-Sicherheit und Missbrauchsschutz, gesetzliche Verpflichtungen.
3. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Die betroffene Person hat ihre Einwilligung erteilt, z. B. bei der Nutzung nicht-essenzieller Cookies oder der Demo-Funktion.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich, z. B. Bereitstellung der Voice-Agent-Dienste, Abrechnung, Kundenkontoverwaltung.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung dient unseren berechtigten Interessen, z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz, Optimierung unserer Dienste.
4. Hosting & CDN
Cloudflare Workers / OpenNext
Unsere Website und Anwendung werden über Cloudflare Workers mit OpenNext bereitgestellt. Beim Aufruf werden automatisch Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Bereitstellung).
Cloudflare
Wir nutzen Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, als Content Delivery Network (CDN), DNS-Anbieter und für Sicherheitsdienste (Web Application Firewall, DDoS-Schutz). Dabei können Verbindungsdaten über Cloudflare-Server geleitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir nutzen Cloudflare im Pro-Plan mit EU-Priorisierung.
Supabase
Für Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung nutzen wir Supabase Inc. Unsere Datenbank befindet sich im Rechenzentrum Frankfurt (EU). Gespeichert werden Kontodaten, Agent-Konfigurationen, Anrufprotokolle und Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
5. Registrierung & Authentifizierung
Bei der Registrierung auf unserer Plattform erheben wir folgende Daten: E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt). Optional können Sie sich auch über Google oder Apple OAuth anmelden. Dabei erhalten wir die in Ihrem Profil hinterlegte E-Mail-Adresse und Ihren Namen.
Zweck der Verarbeitung ist die Einrichtung und Verwaltung Ihres Kundenkontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Authentifizierung erfolgt über Supabase Auth mit Serverstandort Frankfurt (EU).
6. Voice Agent & Sprachverarbeitung
Kernfunktion von Voximo ist die automatisierte Anrufannahme durch KI-gestützte Voice Agents. Bei einem Anruf werden folgende Daten verarbeitet:
Erhobene Daten bei Anrufen
Telefonnummer des Anrufers, Sprachdaten (Echtzeit-Audio während des Gesprächs), Gesprächstranskript (Text), Gesprächsdauer, Zeitstempel, Status des Anrufs.
Für die Sprachverarbeitung setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
| Dienst | Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|---|
| LiveKit | LiveKit Inc. | Voice-Agent-Plattform, Echtzeit-Audio | EU (Region eu-central) |
| Deepgram | Deepgram Inc. | Spracherkennung (Speech-to-Text) | USA |
| OpenAI | OpenAI LLC | Sprachmodell (Gesprächsführung) | USA |
| ElevenLabs | ElevenLabs Inc. | Sprachsynthese (Text-to-Speech) | US |
Die Sprachdaten werden in Echtzeit verarbeitet (Streaming). Das Audio wird nicht dauerhaft gespeichert. Gesprächstranskripte werden für maximal 60 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber unseren Geschäftskunden) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Kunden an der Erreichbarkeit).
Hinweis für Anrufer: Ihr Anruf wird von einem KI-gestützten Sprachassistenten entgegengenommen. Der Voice Agent identifiziert sich zu Beginn des Gesprächs als künstliche Intelligenz. Sie können das Gespräch jederzeit beenden.
7. Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA. Bei Abschluss eines Abonnements werden Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt und dort verarbeitet. Wir selbst speichern keine Kreditkarten- oder Bankdaten. Wir erhalten von Stripe lediglich eine Bestätigung der Zahlung sowie eine Kundennummer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy
9. Drittlandübermittlung
Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Basis folgender Garantien:
EU-US Data Privacy Framework: Stripe und Cloudflare sind unter dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) zertifiziert.
Standardvertragsklauseln (SCCs): Mit OpenAI, Deepgram und ElevenLabs haben wir Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (EU-Kommissionsbeschluss 2021/914) abgeschlossen, einschließlich ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.
EU-Verarbeitung wo möglich: Unsere primäre Datenbank (Supabase) befindet sich in Frankfurt (EU). LiveKit verarbeitet Sprachdaten in der EU-Region eu-central (keine Deutschland-Garantie im Free Plan).
10. Speicherdauer
| Datenkategorie | Speicherdauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Kundenkonto & Stammdaten | Dauer des Vertragsverhältnisses + gesetzliche Aufbewahrungspflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO |
| Gesprächstranskripte | 60 Tage (automatische Löschung) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Sprachdaten (Audio) | Keine Speicherung (Echtzeit-Streaming) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Abrechnungsdaten | 10 Jahre (steuerrechtl. Aufbewahrung) | § 147 AO, § 257 HGB |
| Server-Logdaten | 30 Tage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Demo-Sessions | 30 Tage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Cookie-Einwilligungen | 12 Monate | § 25 TDDDG |
11. Ihre Rechte
Sie haben gemäß der DSGVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. In Ihrem Dashboard steht Ihnen eine CSV-Export-Funktion zur Verfügung.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert, jederzeit widersprechen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@voximo.io
Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
12. Einsatz Künstlicher Intelligenz
Voximo setzt Künstliche Intelligenz für die automatisierte Gesprächsführung ein. Dabei kommen folgende Technologien zum Einsatz:
Spracherkennung (STT): Gesprochene Sprache wird mittels Deepgram Nova-3 in Echtzeit in Text umgewandelt. Das Audio wird dabei nur als Stream verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
Sprachmodell (LLM): Der erkannte Text wird an OpenAI GPT-4o-mini gesendet, um eine kontextbezogene Antwort zu generieren. OpenAI verpflichtet sich vertraglich, keine über die API gesendeten Daten für das Training eigener Modelle zu verwenden.
Sprachsynthese (TTS): Die generierte Textantwort wird mittels ElevenLabs Flash v2.5 in natürlich klingende Sprache umgewandelt.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Der Voice Agent unterstützt bei der Anrufannahme, trifft jedoch keine rechtlich bindenden Entscheidungen für die Anrufer.
Gemäß den Transparenzpflichten des EU AI Act identifiziert sich der Voice Agent zu Beginn jedes Gesprächs als KI-System.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste oder der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung gilt stets. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen.
Stand: Februar 2026